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Un Ayuntamiento, muchas administraciones
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Un Ayuntamiento, muchas administraciones

martes 04 de septiembre de 2018, 17:56h
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Enfrentarse a la Administración Pública, hay que reconocerlo, da mucha pereza. Y también un poco de miedo, con toda su burocracia y sus montones de papel. Y si además tenemos que desplazarnos fuera de nuestro municipio para hacer una gestión, las pocas ganas se multiplican por mil. En la Administración lo saben y para facilitar las cosas a los ciudadanos -y también para que no tengan excusas a la hora de cumplir con sus obligaciones- se han ido implementando diferentes mecanismos de gestión. Uno de los más útiles es la Ventanilla Única, que permite hacer multitud de tramitaciones a distancia.

En Torrelodones todo empieza en el Registro del Ayuntamiento. Es “la vía de acceso al Ayuntamiento”, el lugar que primero hay que visitar para hacer multitud de gestiones administrativas y en el que pueden atender, al día, a más de un centenar de ciudadanos. Así que por las manos de sus profesionales pasa el día a día del municipio. Son los trabajadores municipales que más interactúan con los vecinos, porque “prácticamente todas las gestiones del Ayuntamiento pasan por aquí”, explica Ana Panadero, una de las responsables del Registro, “porque cualquier documento que entre en el Ayuntamiento tiene que estar registrado”. A la vez, tienen que saber de todos los trámites municipales, cuánto durarán e incluso las personas que los gestionarán.

“El ciudadano te pide información, quiere saber qué va a pasar con su trámite, cuánto tiempo va a tardar, dónde se va a gestionar… tenemos conocimiento prácticamente de todas las funciones del Ayuntamiento”, cuenta a MasVive. En un sólo lugar está toda la información que necesita el ciudadano, pero eso requiere al personal “un aprendizaje y una formación que son costosas”.

En lo que se refiere a los trámites municipales, los que más hacen son trámites del Padrón, entre 15 y 25 personas al día, además de las consultas que se hacen diariamente. También pasan por sus manos todos los asuntos relacionados con Urbanismo, obras mayores y menores, ocupaciones de vía pública, licencias de Primera Ocupación, contratación y personal, domiciliaciones bancarias, si hay un proceso como el de Presupuestos Participativos, recogen las propuestas que presentan los ciudadanos… la lista es muy larga.

Pero esas no son, ni de lejos, sus únicas funciones, porque Torrelodones es una de las localidades que permiten desde el Ayuntamiento hacer gestiones con otros organismos públicos. Es el denominado servicio de Ventanilla Única, que evita desplazamientos al ciudadano y agiliza el funcionamiento de las administraciones.

ORVE y la Ventanilla Única

Según explican desde el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, en España se calcula que hay más de 20.000 oficinas de registro de las diversas administraciones públicas. Y a lo largo de nuestra vida los ciudadanos vamos a tener la necesidad de relacionarnos con muchas de estas administraciones, en función de las competencias que tengan cada una. El tener que desplazarse para hacer estas gestiones, o el eludir una obligación por la lejanía al lugar donde se encuentra el registro, explican, se evitan con este sistema, así como “sobrecostes e impacto en la calidad de vida de los ciudadanos”.

Para solucionar esto se creó ORVE, “una aplicación en la nube que permite digitalizar y firmar electrónicamente la documentación presentada en una ventanilla de registro, e intercambiar asientos registrales a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR)”, explican desde la página web oficial de la Secretaría General de Administración Digital. Permite digitalizar los documentos que presenta el ciudadano en las oficinas de registro y enviarlos a su destinatario, “sea cual sea su ubicación geográfica o nivel de administración competente”. La documentación en papel, una vez digitalizada, se devuelve al ciudadano, “lo que además elimina el papel en las oficinas de registro y atención al ciudadano, que son la puerta de entrada a la Administración”, señalan desde las mismas fuentes. No todos los ayuntamientos y organismos públicos están integrados en ORVE, pero cada vez son más los que dan el paso.

Explica Ana Panadero que desde Torrelodones “nosotros enviamos la documentación que el vecino tiene que presentar en cualquier registro que esté presente en ORVE”. No se tramita, explica, y quiere dejarlo claro porque muchas veces los vecinos luego acuden al Registro de Torrelodones a pedir explicaciones sobre gestiones tramitadas con otras administraciones. “Nosotros lo que hacemos es como Correos, enviamos la documentación de forma telemática al organismo donde nos diga el ciudadano”.

“La documentación que presenta el ciudadano se digitaliza, se comprueba que son originales, copias… porque el funcionario tiene que dar fe. Se envía a donde vaya, se emite un justificante con un número de Registro y se devuelve todo al interesado. En ese mismo momento ya lo tienen en el organismo de destino, que tiene que comprobar que ha llegado y confirmarlo. Y ya el trámite es de la oficina de Registro de destino”, resume Ana sobre los pasos que se siguen para realizar el trámite de envío a través de la Ventanilla Única. “No podemos ver cómo va ese expediente, como mucho podemos decirle al ciudadano cuándo han confirmado que han visto la documentación”.

Las gestiones más comunes que se realizan a través de este sistema son las solicitudes de becas de la Comunidad de Madrid, sobre todo las de guardería, FP, etcétera…, así como la presentación de papeles para la realización de oposiciones, certificados de antecedentes penales, envío a otros ayuntamientos integrados en ORVE, recursos de multas, solicitud de certificados de la UNED, etcétera. En procesos selectivos, como el de oposiciones educativas que ha habido en los últimos meses en varias comunidades autónomas, entre ellas Madrid, la capacidad del sistema se pone realmente a prueba, porque son miles de personas presentando solicitudes a la vez. “Las colas que se forman son enormes, la aplicación se colapsa...”.

También tiene sus limites. “Por ejemplo, la Agencia Tributaria no admite la presentación de declaraciones de la Renta presentadas por este sistema, ni liquidaciones trimestrales de IVA, etcétera, pero si tienes que hacer una reclamación sobre una declaración de la Renta, esa sí que nos dejan cogerla”, explica. Tampoco se pueden hacer trámites a distancia con juzgados, puntualizan.

Esto en cuanto al Registro del Ayuntamiento, porque hay otro organismo municipal que también hace tramitaciones a distancia, el de Tesorería, que se encarga de tramitar el cambio de domicilio de vehículos -sin necesidad de desplazarse a la Dirección General de Tráfico en Arturo Soria o a una Gestoría- y también de las gestiones del Catastro.

Todos estos servicios están en continua evolución. De hecho, ahora se están preparando además para la entrada en vigor de la nueva Ley de Procedimiento Administrativo, que significará la implementación de más servicios, ya que se gestionará el intercambio de información entre registros. Esto supondrá un nuevo avance en la administración ‘sin papeles’ porque, como explica Carmen Buiza, cuando esté operativo, “determinados documentos que pedimos al ciudadano, ya no nos los tendrá que traer sino que nos autorizará y nosotros los pediremos a donde sea”. “El intercambio de datos entre administraciones públicas es el futuro, pero es costoso”. Tienen de fecha límite el 3 de octubre.

Más cercanos, más trabajo

El sistema funciona con mucha agilidad, pero acaba cargando de trámites a los ayuntamientos, que, al ser la administración más cercana a los ciudadanos, son depositarios de responsabilidades por ‘defecto’. Así, explican Ana y Carmen Buiza, veterana trabajadora municipal que lleva años trabajando en la implementación de mecanismos de modernización de la Administración en el Ayuntamiento de Torrelodones, muchos organismos rechazan tramitaciones en sus oficias de registro y mandan al interesado al Ayuntamiento. Lo hacen, explican, las oficinas de Hacienda, Delegación de Gobierno y muchos organismos dependientes de la Comunidad de Madrid, como la Agencia de Vivienda Social.

“Los ciudadanos se van a hacer el trámite a otra administración, principalmente a organismos de la Comunidad de Madrid, y allí les dan el formulario, pero luego no lo cogen, les mandan aquí”, relata Carmen. Eso no tendría que ser así, “pero no sabemos dónde protestar”, lamentan ambas. “Y luego la bronca te la echan a ti”, señala Ana, “porque no sabes qué trámite tienen que hacer”. Cada vez es más habitual pero, recuerdan, “el ciudadano tiene derecho a presentar su documentación a través del propio organismo que se lo pide.

Con la popularización de estos servicios, explican, viene también un aumento considerable del trabajo y eso ha llevado a limitar el horario para presentar documentación a través de Ventanilla Única, “porque llegó un momento que trabajábamos más tiempo para cualquier otra administración que para la que nos paga, que es Torrelodones”. Así se llegó a la solución salomónica de limitar el horario para estas gestiones de 8.00 a 12.00 horas, aunque el Registro, para todo lo demás, que no es poco, está abierto hasta las 14.00 horas.

Una gestión rápida y eficiente

Las administraciones están en una búsqueda constante de herramientas que permitan por un lado dar al ciudadano todas las facilidades posibles para que pueda hacer sus trámites, a cualquier hora también, y por eliminar el papel en todo el proceso. Por eso, además de todos estos servicios que permiten presentar documentos en cualquier lugar de España sin desplazarse, también son muy importantes todos los servicios que se ofrecen al ciudadano a través de Internet.

A través de la Sede Electrónica del Ayuntamiento -portal web que ofrece todas las garantías de seguridad- se pueden hacer en la actualidad 44 trámites on line distintos, desde altas en el Padrón hasta presentar la solicitud de Matrimonio Civil. Se puede realizar estos trámites utilizando el Certificado Digital o con el PIN 24 horas, que proporciona una clave al ciudadano, de duración determinada, para que haga sus gestiones. Este pin, un sistema “calcado del Ministerio de Hacienda”, señala Carmen, se debe tramitar en el Registro municipal, donde explican al ciudadano cómo se utiliza. “Es muy sencillo y muy práctico”, explica Ana. La clave permite el acceso limitado a 24 horas pero se puede solicitar otra cuando se necesite. La ventaja que tiene este sistema frente al de la Firma Electrónica es que hoy por hoy “no te da ningún problema”, admiten ambas.

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