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Transformación digital en las administraciones: un cambio a toda velocidad
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Transformación digital en las administraciones: un cambio a toda velocidad

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Durante el Estado de Alarma, un tercio de los trabajadores ocupados tuvieron que cambiar su forma de trabajar. Hemos pasado de ser un país con una incidencia anecdótica del teletrabajo, apenas un 5 por ciento, a ver cómo al menos el 30 por ciento de la población ha convertido sus salones, dormitorios o despachos domésticos en oficinas.

En el mes de mayo, el Banco de España estimaba que uno de cada tres empleos podría adaptarse definitivamente para ejercerse a distancia. Ha sido necesario para que se produzca este cambio un ‘shock’ como el de coronavirus que ha traído consigo un cambio de mentalidad, tanto sobre la organización del trabajo como acerca de nuestra relación con la tecnología.

Desde el principio, el reto ha sido el mismo en las administraciones públicas y las empresas: organizar este trabajo en remoto, incrementar la capacidad de los servidores y garantizar la ciberseguridad.

Un ejemplo de ello es lo que ha sucedido en los ayuntamientos, organizaciones que en muchos casos se perciben como demasiado anquilosadas por parte de los ciudadanos y que, sin embargo, han conseguido transformarse en un tiempo récord. El cambio, valora cualquiera de los consultados, ha sido muy grande y, lo que es más importante, definitivo. Con un horizonte en el que no se vislumbra el que podamos volver a los viejos usos y costumbres en un futuro inmediato, es evidente que estas nuevas formas de trabajar y relacionarse con los ciudadanos han llegado para quedarse.

Nueva cultura del trabajo

“Hemos tenido que cambiar nuestra cultura del trabajo, y esto no es algo tecnológico, sino totalmente humano. El teletrabajo, la cultura del trabajo a distancia... es algo que no había entrado aún en la mentalidad de las administraciones”, asegura Jaime Santamarta, concejal de Administración Electrónica de Las Rozas quien reconoce que, sin la pandemia de coronavirus, “una administración pública jamás habría pensado en ello”.

En el caso de Las Rozas esa aceleración supuso una semana de trabajo a toda velocidad. Lo primero, con la adquisición de equipos en tiempo récord para los trabajadores. En total, explica Jaime Santamarta, 200 portátiles, terminales de telefonía e incluso conexiones de Internet 4G a quien no la tenía en casa. “Ha sido un reto, porque todo el mundo lo hizo a la vez”, lo que provocó problemas de stock en las empresas proveedoras. También afectó al tráfico de datos, que aumentó considerablemente. “Se contrató de urgencia, en un mes, tecnología de hiperconvergencia, servidores que se montan en los centros de procesamiento de datos y que permiten triplicar la capacidad de almacenamiento y flujo de datos".

El gran reto, en todo esto, ha sido el de la ciberseguridad, los riesgos y complicaciones de mantener a cientos de trabajadores conectados a distancia, entrando en los servidores del Ayuntamiento, y evitar los ciberataques. Santamarta asegura que hasta el momento no se ha registrado “ningún ataque”.

No es una inversión perdida. El confinamiento ha traído muchas innovaciones al trabajo municipal que han llegado para quedarse, como la digitalización y aceleración de muchos procedimientos administrativos, nuevos servicios como el de Cita Previa, que se gestiona a través de la web municipal o la implementación de nuevos trámites y la habilitación del uso más certificados en la Sede Electrónica. Además, se trabaja ya en la futura Oficina de Atención al Ciudadano Virtual, un servicio que según el edil será “bastante innovador”.

Además, Las Rozas ha preparado un plan post-covid que implica una transformación interna de la Administración ya para el futuro y que implica cosas como el cambio de equipos para que todos los trabajadores tengan un portátil, y no CPUs como hasta ahora, y así puedan llevarse a casa su terminal si se produce de nuevo una situación de confinamiento aunque, de momento, se sigue teletrabajando en la mayor parte de los departamentos.

Perdiendo el miedo

“El teletrabajo ha venido para quedarse, no como en las primeras semanas del confinamiento, pero en un modelo mixto, sí”, explica desde Torrelodones el concejal de Comunicación, Jesús Moreno, quien apunta al cambio de mentalidades como la verdadera revolución de estos meses. “Nos ha quitado miedos a todos y nos hemos dado cuenta de que se puede combinar el trabajo y el teletrabajo”, afirma. Algo que relaciona estrechamente con la conciliación laboral.

Una conclusión a la que llega después de una experiencia que, reconocen, ha sido intensa. “Nuestro departamento de Informática implementó en 48 horas el teletrabajo”, explica Jesús Moreno. Mantener a los trabajadores conectados en remoto a los equipos de sus puestos de trabajo ha obligado a hacer inversión en licencias de software, en la compra de medio centenar de notebooks para quienes no tenían medios en su casa, y en VPNs, esto es, redes privadas virtuales para garantizar la seguridad de las transacciones. También ha habido que reorganizar la red telefónica de la Casa Consistorial para desviar líneas, y acompañar a los empleados municipales en todo el proceso de adaptación.

“Se han montado cosas desde cero, las tres primeras semanas desde la declaración del Estado de Alarma fueron un poco caóticas, porque se iban detectando necesidades y se iban solucionando sobre la marcha”, resume Moreno, pero el balance es satisfactorio.

Se han puesto en marcha procedimientos en remoto que hasta ahora ni se habían planteado realizar, como la tramitación del Pin24horas, una clave de acceso a la Sede Electrónica del Ayuntamiento que permite hacer trámites a través de ella, sin certificado electrónico, durante tiempo limitado. Para obtenerlo hay que acudir presencialmente al Ayuntamiento, ya que hay que acreditar la identidad para obtenerlo, pero durante el confinamiento se ha estado concediendo por videollamada a través de una Plataforma segura. “Les acompañábamos a través de todo el proceso, incluso para conectarse”, relata Carmen Buiza, trabajadora municipal.

Otra de las cosas que se ha ‘inventado’ en las administraciones es la Cita Previa, “un acierto, es cómodo para todas las partes, el trabajador se organiza mejor el trabajo, ya que sabe a qué viene el ciudadano. Y para el ciudadano también es mejor”, afirma Jesús Moreno. “Sabiendo a qué vienen, se facilita toda la gestión”, apostilla Carmen Buiza. Por lo demás, explican, el Ayuntamiento ya había incorporado prácticamente todos sus procedimientos a la Sede Electrónica, y lo que sí se ha hecho ha sido aprovechar para renovar y actualizar formularios, por ejemplo.

Ahora, una parte del personal ya ha regresado a sus puestos de trabajo pero conviven aún trabajo y teletrabajo. De cara al futuro, se trata de aprovechar ese impulso para seguir modernizando la administración. “Es un empujón que no habríamos dado sin pandemia”, afirma Carmen Buiza. Jesús Moreno cree que se han ganado “al menos dos años” en este proceso inevitable de transformación. De momento, Torrelodones ya ha ideado su siguiente paso: crear un punto de acceso único tanto físico como digital para gestionar toda la relación del ciudadano con el Ayuntamiento, en el que pueda hacer todos los trámites. Una suerte de ‘ventanilla única’ local.

La transición tranquila

La historia, contada desde una pequeña administración, cambia un poco, tanto en materia de inversión como organizativa. Aunque en el caso de Hoyo de Manzanares, parece que la transición ha sido de todo menos traumática. “Tenemos la suerte de tener dos personas encargadas del tema informático y lo hemos hecho todo con recursos propios”, explica el alcalde, Julián Carrasco. Al ser una administración pequeña, la inversión que ha tenido que realizar ha sido “mínima”, se han comprado sólo algunos portátiles y “con los medios que teníamos aquí se puso a teletrabajar a todo el Ayuntamiento” en apenas dos días. Aunque reconoce que los responsables de informática “le echaron muchísimas horas”.

Pero eso sí, alcalde y concejales se pasaban habitualmente por todos los departamentos del Ayuntamiento para comprobar que los terminales en los despachos funcionaban correctamente, para que los trabajadores pudieran operar en remoto. “Estamos muy contentos de cómo ha funcionado, era una situación desconocida”, señala Carrasco. El Ayuntamiento aún mantiene la plantilla al 50 por ciento en teletrabajo.

“Ha sido un descubrimiento, tanto en las instituciones públicas como en las privadas, hemos conocido otra forma de trabajar”, explica, aunque defiende que en muchos casos “es necesaria la presencia en el Ayuntamiento, hay servicios de atención directa al público que se tienen que mantener, porque hay gente mayor que no puede hacerlo de otra manera. De hecho el Registro siempre ha estado abierto”.

¿Qué pasará en los próximos meses? El regidor de Hoyo de Manzanares no es capaz de aventurar un escenario sobre lo que sucederá en el otoño. Prefiere centrarse en valorar que, de momento, la atención a los ciudadanos por parte del Ayuntamiento está funcionando correctamente.

España Digital 2025

La transformación digital ha adoptado en estos meses un impulso que parece que no se va a parar. En julio, el Gobierno central presentaba la agenda España Digital 2025, una iniciativa que pretende movilizar 140.000 millones de euros entre inversiones públicas y privadas para impulsar la transición digital del país como palanca esencial para relanzar el crecimiento económico.

El objetivo es mejorar la conectividad digital del conjunto de la población española; continuar con el despliegue del 5G, que España lidera en Europa; reforzar las competencias digitales de la ciudadanía; mejorar la capacidad en ciberseguridad; impulsar la digitalización de la administración, las empresas y el modelo productivo; mejorar el atractivo de España como plataforma de negocio, trabajo e inversión en el ámbito audiovisual; transitar hacia una economía ‘del dato aprovechando la inteligencia artificial; y garantizar los derechos digitales en este nuevo entorno digital.

Entre los objetivos concretos se encuentran los de formar a 20.000 nuevo especialistas en ciberseguridad, inteligencia artificial y datos o la digitalización a través de aplicaciones móviles del 50 por ciento de los servicios públicos de las administraciones, que al menos el 25 por ciento del volumen de negocio de las pymes provenga en 2025 del comercio electrónico o fomentar el uso de la inteligencia artificial y el big data para que al menos el 25 por ciento de las empresas empleen estas tecnologías en un lustro.

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